5 minutos de recogida.

La gestión del tiempo es uno de los asuntos relativos a la productividad que más me apasiona. Tengo varias razones para ello pero una de las que me parece capital es su aplicación práctica e inmediata.

Gran parte de mi actividad profesional la he pasado enseñando en distintos ámbitos cómo obtener el mayor rendimiento del tiempo. Y esto puede ser aplicado de manera individual o dándole un tratamiento grupal.

El tiempo es el material del que están construidas todas las actividades. Es ingrediente imprescindible que nos permite avanzar. Edificamos en base al tiempo. Organizamos en base al tiempo. Disfrutamos de ciertas actividades en función del tiempo disponible.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, el tiempo tiene sus propios códigos y está formado por distintos compuestos. Uno de los átomos del tiempo es el orden. Precisa de él para establecer espacios y fronteras. Es necesario para que nuestra materia prima no se agote sin haber producido una contrapartida o resultado. El orden sustenta y da forma al tiempo (En orden).

Siempre aporto técnicas que, con una mínima inversión (ya sea tiempo de dedicación o de planificación) sus ventajas se manifiestan de manera clara e inmediata. Veamos la propuesta de hoy.

En primer lugar debemos fijar el final de una actividad cinco minutos antes de su conclusión oficial. Ese tiempo que hemos reservado lo vamos a aprovechar para añadir orden a nuestro entorno.

Aquí la amplitud de variables es infinita. Después de haber explicado la técnica un sinfín de veces, las personas la emplean en ámbitos muy distintos: comerciales que dedican ese tiempo a poner al día las agendas y resumir su actividad diaria. Personas que trabajan en casa y es el momento de cerrar la actividad que están realizando pero pensando en iniciarla de nuevo en breve. Estudiantes que le dan un doble uso: al inicio de su actividad de estudio, para poner al día sus agendas y cuando han finalizado la misma para organizar el próximo día. Profesionales cuyo manejo de la documentación requiere un cuidado especial.

Empleamos esos minutos para que todo retorne al emplazamiento que le corresponde. Lo nuevo adquiera el lugar que va a ocupar y lo prescindible no invada un espacio que nos incomoda.

En una experiencia que realicé con estudiantes de secundaria y bachillerato puse en práctica esta técnica y los resultados fueron asombrosos para mí e inimaginables para ellos.

Nada más comenzar la clase les pedí que despejaran las mesas y que no hubiera nada en ellas. A continuación les hice tomar a cada uno su mochila o bolsa y les solicité que la vaciaran íntegramente sobre la superficie de la mesa. Primero hubo desconcierto y risas para pasar a exclamaciones del tipo ¡cuánto papel!, ¡no hay más que trastos! o “la mitad de las cosas que llevo no valen para nada”. Alguno también exclamó que había encontrado algún objeto perdido hacía ya tiempo.

Con todo el contenido sobre la mesa les invité a que, en primer lugar, agrupasen todo aquello que utilizasen diariamente. Fue una clasificación realmente sencilla y que demostraba lo que les resultaba imprescindible en su actividad cotidiana. A continuación hicimos otro montón apilando aquello que usaban semanalmente. Y, por ultimo, un tercer grupo con el resto. Allí se concentraban todo tipo de cosas: las que ya no empleaban, las que en un momento dado tuvieron que desprenderse de ellas y las que, sorprendentemente, no sabían cómo habían llegado allí.

Les repartí bolsas para que el grupo dos y tres los tuviesen apartado pero clasificado y les indiqué lo que debían hacer con ello.

A continuación nos centramos en el primer grupo (lo que usaban todos los días) y establecimos un orden con todo aquello. Clasificamos los apuntes de las diferentes materias, agrupamos ejercicios poniéndolos en relación con sus asignaturas, colocamos el material de escritura y dibujo…

Aquí cada uno impuso su propio criterio siguiendo mi recomendación de que todo aquello eran sus instrumentos de trabajo y que debían estar organizados según sus necesidades.

Al final requerí comentarios de lo que habían hecho. Se resaltaban muchas cosas pero por encima de todo me quedo con la reflexión que uno de ellos realizó: “ Esta tarde, cuando llegue a casa, ver qué tengo que hacer y con qué me va a costar muy poco. No me voy a estar media hora buscando cosas”.

Me sirve la frase como conclusión.

Dedicar cinco minutos de nuestro tiempo a organizar físicamente nuestro espacio (y podrá ser una estantería, un armario, una mochila, un bolso, una mesa, una maleta, un archivador, una agenda o un ordenador) conlleva una gestión del tiempo más productiva de lo que pensamos.

Imagen © FreeDigitalPhotos

Composición © MyT

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2 respuestas a 5 minutos de recogida.

  1. Muy buena información en este blog, me gustaría haber visto esto antes.

  2. Maries dijo:

    Me va a venir muy bien¡¡

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