Agendas.

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Estamos llegando al final del año. Momento de agendas: debemos ir despidiéndonos de la que nos ha acompañado durante todo el año y dar la bienvenida a una nueva que llenaremos con nuestras citas, recordatorios, obligaciones… nuestra vida.

En este tema, probablemente existan tantas opiniones como personas con las que hablemos. Dentro del tema de la organización es de los asuntos que mayor variedad de comentarios suscita y todos suelen ser válidos. Esto es porque nos habla de formas y maneras de hacer, en las que podemos aplicar unas reglas pero en las que existe una libertad absoluta a la hora de obrar. Muchos caminos que conducen al mismo lugar.

Yo utilizo dos agendas por sistema: una física y otra virtual.

En primer lugar empleo una agenda clásica de sobremesa, de tamaño 17 x 21, con el formato semana a la vista. Esta es mi herramienta de referencia sobre la que organizo todo mi trabajo. Incluye una parte importante para tomar notas ya me sirve como block de notas en las reuniones. En el mismo soporte, combino calendario con anotaciones. Me gusta que sea semana a la vista ya que mi organización productiva se basa en abarcar la información con un solo golpe de vista. Es verdad que esto hace que se limite el espacio dedicado a la escritura (si lo comparamos con una agenda de día/página) pero gano en rapidez a la hora de localizar eventos. Desplegada sobre la mesa me proporciona de un vistazo la densidad de citas que pueda tener acumulada en una fecha.

Todo, absolutamente todo, lo anoto en ella. Es la referencia en la búsqueda de información de cualquier actividad. Me sirve de recordatorio y de archivo histórico de lo realizado. Reúne mis citas, mis compromisos, las fechas de interés, el planning de proyectos… Lo que no esté agendado tiene muchas posibilidades de ser olvidado.

Para las anotaciones, no existen límites: una fecha, un dato, un esquema, un dibujo, un mapa mental, un recorte, una fotografía… cualquier lenguaje es válido para esta planificación. El objetivo siempre tiene que ser encauzar el pensamiento hacia una acción concreta. Los útiles de escritura siempre destacan por su colorido (rotuladores, pinturas, subrayadores…) de manera que apoyen el mensaje que quiero codificar. Pensamiento visual.

La agenda también es soporte (por esta razón elijo esas medidas concretas) de toda la documentación que pueda precisar para un asunto concreto. Me permite llevar cualquier documento tamaño DIN-A4 doblado sin que sobresalga de sus dimensiones. Su función no es servir de archivo si no de alojamiento temporal hasta que se finalice el asunto.

Pero las tecnologías deben ser aprovechadas al máximo. Todo lo que tengo en papel, tiene su imagen en el mundo virtual. Mi agenda de papel, su contenido, está replicado en una aplicación electrónica que tengo instalada en todos mis dispositivos electrónicos: teléfono móvil, tablet, portátil y ordenador de sobremesa. Aquí la potencia de programación y gestión de eventos se multiplica de manera exponencial. Toda una gama de posibilidades hacen que mis jornadas sean gestionadas de manera precisa y metódica.

Como habitualmente digo en mis sesiones de formación: “una buena planificación con la agenda representa el 20% del trabajo”. Si tenemos este atajo ¿por qué no lo empleamos de manera productiva?

Imagen © FreeDigitalPhotos

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Una respuesta a Agendas.

  1. Kenny dijo:

    Una agenda es como nuestra cabeza en papel. Yo no voy a ningún lado sin ella. Por qué no cuentas como organizas la tuya

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