Carpeta proyectos.

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En otros artículos he remarcado lo esencial que me resulta la organización del trabajo. La disposición física de los asuntos es primordial para mis tareas diarias, ya que es una de las bases sobre la que asiento mi actividad y que supone un porcentaje muy elevado de la resolución de las mismas.

Una de las labores que considero prioritaria es destinar un espacio físico al asunto sobre el que este trabajando en ese instante. A esto le he dedicado bastante tiempo de reflexión para que se conjugaran, una vez más, la utilidad, el sentido práctico y la sencillez.

Después de muchos ensayos y pruebas para poder valorar todas las posibles alternativas opté por unas básicas carpetas de plástico. En multitud de ocasiones he comprobado que lo más sencillo resulta lo más eficiente.

Cada una de las tareas que tengo en marcha, tiene asignada su propia carpeta, su propio contenedor que va a recopilar toda la documentación, informes, notas, fotografías… que cada materia requiera.

Si tengo que preparar unas vacaciones, antes de ponerme a pensar en nada, destino mi espacio físico, mi proyecto llamado “viaje de verano” y le asigno una carpeta. Esta la he nutrido de catálogos, impresiones de internet, correos de amigos, presupuestos de agencias…

Si tengo que planificar un artículo, lo que tengo que hacer es crear mi proyecto sobre una de estas carpetas. Aquí iré guardando todo lo necesario (textos, citas, referencias en internet, esquemas, mapas mentales…) para la confección del trabajo. Cuando decida sentarme a realizarlo, tomaré mi carpeta y organizaré su contenido. Hasta que llegue ese momento, será el contenedor que me permitirá compilar toda la información.

Al principio puede parecer que no es necesario tener abiertas tantas carpetas porque sus asuntos son de fácil resolución pero de lo que se trata es de establecer un sistema de organización que nos facilite las tareas y economice nuestro tiempo.

La práctica va dando soltura con la técnica y se va optimizando. Ahora mismo yo tengo, sin contar con los asuntos profesionales, cuatro carpetas que contienen asuntos relativos a las pruebas de un libro, la gestión de un curso de verano, el diseño de una formación on-line y una nueva página web para la empresa. Cualquier clase de documentación que tenga que ver con estos asuntos es clasificada en su espacio y gestionada cuando corresponda. Como la información que contienen siempre está relacionada con un asunto en curso, al menos una vez al día les doy un repaso a todas.

Las carpetas que yo utilizo son de plástico fino, transparente y de tamaño DIN-A4. Pueden albergar hasta 50 hojas sin ningún problema, no se deforman, no se arrugan como ocurre con la cartulina o el cartón. Y se pueden reutilizar indefinidamente.

Este sistema es válido sean muchos o pocos los asuntos o temas que tengas entre manos. La ventaja es que todo siempre permanece ordenado y clasificado para ser administrado. Así evitaremos anotaciones en cualquier sitio, notas desperdigadas por bolsillos y agendas.

Imagen © FreeDigitalPhotos

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