Codificación de información.

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La mayoría de los trabajos se fundamentan en el manejo de información y de las fuentes de obtención de las mismas. En muchas ocasiones nos encontramos con una ingente cantidad de datos que debemos analizar, procesar y clasificar.

Toda esta tarea, realizada de una manera adecuada, nos conduce a una fácil, rápida y efectiva localización de los datos. Una gran parte de este trabajo es la ordenación y clasificación manual del mismo.

Para solventar esta actividad de manera productiva, empleo un sistema sencillo que me permite identificar información y procesarla en con rapidez.

La técnica consiste en codificar cualquier carpeta, trabajo, actividad, acción o dato con tres caracteres, que suelen ser habitualmente tres letras.

El primer beneficio que esto me proporciona es que todos los títulos empleados tienen el mismo tamaño. Esto me resulta de gran utilidad cuando proceso información mediante hojas de cálculo ya que consigo unificar todas las celdas de la tabla con la misma dimensión, facilitando su diseño e impresión.

Los tres caracteres también me proporcionan una manera sencilla de etiquetar etapas dentro de un proceso o proyecto. Utilizo esta nomenclatura en la esquina superior derecha de cada documento y me posiciona dónde me encuentro dentro de un desarrollo.

Las pestañas de favoritos de los navegadores de internet siguen en todos mis equipos esta misma pauta. A modo de ejemplo, todo lo relacionado con prensa, aparece con el código PRE, las webs relacionadas con formación se encuentran englobadas en una pestaña denominada FOR o todo lo relativo a diseño aparece bajo la pestaña DIS. De una forma rápida y sencilla mis navegadores presentan en sus pestañas (actualmente tengo doce categorías) toda la información de favoritos en un mínimo espacio.

Esta misma nomenclatura la empleo en la organización del espacio en los distintos servicios de almacenamiento en la nube (Dropbox, Google Drive, OneDrive) ya que acortan la presentación de la información en pantalla y resulta muy útil para su localización. Así, una carpeta que contenga libros la codifico como LIB. Y dentro de esta puedo establecer subcategorías como literatura (LIB LIT), libros de gestión (LIB GES) o productividad (LIT PRO).

Los desarrollos de los proyectos necesitan siempre de un calendario. Utilizo para su confección este sistema, los meses siempre van codificados con sus tres primeras letras y los días del mes los compongo con dos caracteres para los dígitos y el tercero para el día de la semana. Así el 31 de enero lunes quedaría codificado como ENE 31L. De esta manera todos los días de todas las semanas de todos los meses tienen la misma longitud, algo tremendamente útil cuando tenemos que procesarlos bien mediante bases de datos u hojas de cálculo.

Todo lo que tiene que ver con esta página siempre va encabezado por la codificación MYT y las carpetas donde se aloja la información emplean el mismo código. Es tremendamente sencillo buscar en mis equipos de esta manera. El ordenador indexa muy rápidamente porque el nombre de las carpetas es muy corto.

Imagen © FreeDigitalPhotos

Composición © MyT

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4 respuestas a Codificación de información.

  1. Sandra dijo:

    Gracias. Buscaba algo que me ordenara los apuntes. Sirve perfecto para mi tarea

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