Cuenta centralizadora de correos electrónicos.

correocentralizador

La gestión de los datos que manejamos es una de mis preocupaciones cotidianas. Diariamente recibimos y enviamos un gran número de correos electrónicos de manera profesional o personal con diversos temas o asuntos en los que se añaden grandes volúmenes de información.

Si tenemos diferentes cuentas de correo la tarea se complica aún más porque cada una de ellas debe recibir un tratamiento individualizado para no perder los datos o ficheros adjuntos.

En un alto porcentaje, los mensajes son eliminados una vez leídos o realizada la tarea que iba aparejada al mismo. Otros, por su información, deben ser mantenidos en nuestras bandejas de entrada hasta que se gestione el mismo o se produzca o realice la acción que los ha motivado.

Existe un tercer grupo que debido a la información que contienen, por el valor de los datos o porque son, por ejemplo, procesos detallados que debemos conocer y usar con frecuencia, queremos conservarlos. Muchos de estos mensajes desaparecen dentro de las innumerables páginas de almacenamiento que tenemos, o son encerrados en carpetas que nunca sabemos dónde están cuando precisamos su uso.

Lo que hoy os propongo es el empleo de una cuenta centralizadora de correos que sirva como almacén y aglutine los diversos mensajes que tenéis distribuidos en varias cuentas de correo electrónico.

Yo utilizo una cuenta, que denomino de respaldo, hacia la que dirijo todo mensaje de correo que creo debo guardar. Cuando necesito algún documento que tengo almacenado, busco directamente en esa cuenta que es mi registro selectivo.

Al final, este buzón resulta ser uno de mis archivos en la nube. La diferencia con otros sistemas es que con este modelo estamos empleando siempre correo electrónico lo que nos permite, si lo precisamos, el reenvío de una forma sencilla del mensaje, fichero o archivo adjunto. Es el propio correo lo que gestionamos, no enlaces adjuntos o invitaciones a descarga de ficheros en plataformas. Es un repositorio de documentos de lo que previamente hayamos almacenado allí.

Para preservarla precisamente de las invasiones que nos queremos librar, debe ser una cuenta de uso exclusivo nuestro. Os recomiendo que no reciba otros correos que no sean los procedentes de vuestras propias cuentas ya sean personales o profesionales. Además se puede utilizar esta cuenta en combinación con las posibilidades que nos ofrece el correo en cuanto a la ordenación (categorías, etiquetas…) convirtiéndola en nuestra propia nube de manera sencilla.

Quiero finalizar con otro uso que sirve para todos los blogueros. Cada vez que publiquéis un post nuevo, automatizar el envío de una copia del mismo a este buzón de respaldo. Lo que hacéis, sin daros cuenta, es una copia de seguridad de las entradas que escribís.

Imagen © FreeDigitalPhotos

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