Despachos con colaboradores.

Gestionar equipos es una de las tareas más enriquecedoras dentro del mundo laboral. Las personas que los conforman son siempre fuente de experiencia y nos engrandecen con sus aportaciones. Cada una de estas personas precisa de un tiempo de atención singular necesario para su desarrollo. Y somos responsables de que esto suceda.

Durante mucho tiempo se ha asimilado la idea de que un despacho individual era la mera transmisión de consignas por parte de alguien (habitualmente una persona con mayor jerarquía) para su conocimiento y, por lo general, su cumplimiento.

Los despachos eran una suerte de homilía donde se exponían verdades absolutas que había que acatar. Se asistía resignado a la cita y se asentía a todo lo que se decía.

En otras ocasiones eran un ritual de narración o confesión de pecados con la consiguiente penitencia para lograr su absolución. Se puede insistir en la validez de estos encuentros pero, en definitiva, son monólogos disfrazados de conversaciones. Comunicación en un único sentido.

El despacho es lugar de encuentro y de conversación. De propuestas y debate. De puntos de vista distintos y de contribuciones singulares. De planteamiento de ideas y de discusión de las mismas. También de acompañamiento y correcciones si las hubiera.

Y es momento de hablar, pero también de escuchar. No hay situación más sorprendente que aquella que se produce cuando en un despacho se facilita la participación y la comunicación del que tenemos enfrente. ¿Su cara de sorpresa es mayúscula cuando percibe que sus aportaciones y sus ideas son escuchadas y puestas en consideración? Sorprende pero también gratifica asistir a esa situación tan poco frecuente.

Deben ser encuentros planificados, dotados de contenido pautado y estructurado. Con una asignación concreta de tiempos que permita abordar todos los temas previstos.

También deben estar programados. Las entrevistas deben tener una fecha en el calendario de manera que queden incorporadas en la programación general bien sea de la semana o del mes.

Y debe respetarse. Uno de los mayores problemas que se producen en el ámbito de la programación es la falta de compromiso en la ejecución de sus fechas. Siempre se suele encontrar algo que, aparentemente, es más importante que la entrevista programada, lo que conduce a la postergación o cancelación. La regla es clara: lo que se programa, se gestiona y se ejecuta en los plazos fijados. Y si es necesario aplazar la cita, se impone la reprogramación de la misma.

Una buena práctica es dejar constancia de los contenidos del encuentro. Bien sea en forma de acta o con un correo electrónico, es muy recomendable plasmar lo tratado, lo acordado, lo pendiente, lo negociado o lo pospuesto. Esto nos permita eficientar los encuentros y dotarlos de una evolución temporal que, en algunos casos, nos permitirá evaluar progresos. También nos permitirá fijar retos, analizar procesos o anotar hitos.

Por último, es necesario que sean encuentros preparados antes de su realización. La mayor parte de las conversaciones profesionales se desarrollan en “tiempo real” sin existir un trabajo previo de elaboración. Carece de sentido abordar ciertos temas si no hemos visto su relevancia, lo que podemos aportar, los logros obtenidos, las dificultades en los procesos o los inconvenientes inesperados que hayan podido surgir. La preparación de estos despachos no es obligación única de quien los convoca o dirige. Todos los implicados en esta actividad deben realizar su trabajo preparatorio para que la reunión sea provechosa y exitosa.

¿Cómo son los despachos que tienes con tus colaboradores? ¿Hablas más o escuchas? ¿Tienen una fecha fijada o dependen de los huecos libres de las agendas? Me gustaría, como siempre, que compartierais vuestras experiencias y buenas prácticas.

Imagen © Steve Halama para Unsplash

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Una respuesta a Despachos con colaboradores.

  1. Paula Montes dijo:

    La realidad es que luego la gente no es responsable. Parece que cuando llamas a alguien a despachar le estás riñendo. No se aceptan las críticas.

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