Hoja diaria de tareas.

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Por motivos laborales suelo comer fuera de casa. Afortunadamente no lo hago solo por lo que es un momento idóneo para conversar con distintas personas. Una vez acomodados en la mesa, llega el instante siempre difícil de la elección de la comida. La persona encargada de la atención comienza con su recitado habitual de platos para mostrarnos las diferentes opciones. Es una sucesión que, la mayor parte de las veces, enmaraña nuestra cabeza y dificulta la siempre difícil decisión.

Algunos de mis compañeros de mantel comentan la situación con la misma frase: “Deberíamos tener un menú único como en los colegios. Llegaríamos y sabríamos qué hay de comer”. Esto me lleva a la reflexión del menú como pauta de planificación y productividad.

Ya he comentado en otro artículo las ventajas de la organización mediante listas (Organización con listas de tareas). Un menú del día no deja de ser una lista organizada en base a varios parámetros. En cada una de estas listas tenemos sublistas o subtareas que recogen diferentes opciones (verdura, carne, ensaladas, pescado, legumbres…).

Yo utilizo habitualmente una lista diaria de tareas que planifica y dispone mi tiempo. La lista se nutre con los datos que provienen de mi agenda. El calendario es la columna vertebral que organiza todo mi tiempo, sea profesional o personal.

La hoja diaria de tareas, que es el nombre que le aplico, es una separata de mi agenda semanal, aunque también incluyo en ella actividades que exceden el espacio temporal diario.

La hoja se confecciona con actividades que tienen una hora aparejada para su realización. También se incluyen las citas sin tiempo definido pero de ejecución diaria.

La distribución de mi tiempo queda, de esta manera, perfectamente ensamblada con todas mis actividades programadas. Es el primer documento que consulto al inicio de la jornada ya que pauta mi horario con precisión.

Le doy un uso añadido: sirve también como lista de comprobación al final de la jornada. Por lo tanto, es una herramienta viva que me permite chequear cuáles de mis tareas programadas no han podido ser ejecutadas. En este momento se convierte en un listado recordatorio que optimiza también lo pendiente.

Como herramienta que es, debe reunir unas características precisas. La imprimo en tamaño DIN-A4 con formato vertical. En el margen izquierdo, aparecen las horas de mi jornada laboral en tramos de 30 minutos. En la esquina superior derecha, incluyo el calendario del mes en curso con la semana en la que estamos destacada para tener una visión del tiempo más amplia. A la derecha del documento, establezco una zona vertical de 5 centímetros de anchura. Este es el lugar que dispongo para las anotaciones que precise realizar.

Por ultimo, y como complemento añadido imprescindible, utilizo en la cumplimentación de la misma el color. Ya expliqué en otro artículo cómo podemos incrementar la productividad implantando simplemente el uso de los colores (Lápices de colores). Aprovechándonos de la combinación de ambas herramientas, la hoja diaria de tareas multiplica su eficacia.

Imagen © Pixabay.

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