En orden.

ordenado

Hoy quiero escribir de algo que me parece fundamental en nuestras actividades: el orden.

En muchas ocasiones nos ponemos a hablar sobre planificación o herramientas que nos posibilitan la optimización de las tareas pero no nos fijamos en algo anterior a todo esto, y me estoy refiriendo al orden físico.

En cualquier grupo de trabajo que dirijo, lo primero que establezco son unas pautas que delimitan qué es lo que vamos a hacer, quiénes lo vamos a hacer y cómo lo vamos a hacer. Pero también fijo el dónde. No hago más que dibujar el espacio físico donde nos vamos a mover. Este orden, en la mayor parte de los casos, supone por sí mismo, avanzar de un 30% a un 50% del trabajo (incluso sin haberlo llegado a iniciar).

Uno de los errores que percibo con mayor frecuencia en el desarrollo de las tareas profesionales de las personas es que se lanzan a hacer lo que tengan que hacer sin haber reflexionado ni un minuto sobre la forma de ejecutar ese trabajo.

Todos hemos resuelto un puzzle alguna vez. Podemos comenzar tomando una pieza y tratar de buscar, entre el resto, la que encaja. ¿Lo logramos? Si. ¿Cuánto tiempo invertimos? Ni idea. O también podemos separar las piezas según su color, o según la imagen que recogen y, una vez clasificadas, tratar de componer la ilustración. ¿Lo logramos? Si. ¿Cuánto tiempo invertimos? Ni idea, pero, con toda seguridad, menos que haciéndolo con el primer método. Establecer un orden es establecer atajos.

Hay otro tipo de organización que también me preocupa y que no es la «mental»: la organización física de los espacios.

Observando las mesas de muchos trabajadores (incluidos los directivos) he podido comprobar que muchas de ellas son auténticos bazares.

Os enumero lo que he visto en el último mes:

montañas de papeles: denominador común en todas las mesas.

notas pegadas sobre notas: un montón de anotaciones sin orden ni concierto (y seguramente, carentes de utilidad).

carpetas que contienen carpetas llenas de carpetas: almacenajes sin un sentido claro.

cachivaches de todo tipo: botes con bolígrafos que nunca funcionaron, con lápices que nunca usamos, con tijeras oxidadas con el paso del tiempo. Cajas para clips, cajas para grapas, cajas para gomas, cajas con tarjetas de visita…

En ningún momento digo que las mesas deban estar desiertas pero bien es verdad que las amalgamas de trastos hacen que nuestro espacio de trabajo parezca un zoco. El barullo y el orden nunca han establecido un buen maridaje.

Os propongo un sencillo ejercicio. Despejad totalmente vuestra mesa. Poned todos los objetos que teníais en una caja. Según vayáis precisando las cosas, id recuperándolas de la caja. Después de poner en práctica esto durante una semana, podréis comprobar que muchas cosas de las que habitualmente tenemos en nuestros escritorios nos sobran, en hemos tenido necesidad de ellas.

Eliminadlas, no ocupan más que espacio.

Os aseguro que teniendo el espacio físico bien ordenado nuestro “espacio mental” también se ordena para ser más productivo.

Imagen © FreeDigitalPhotos

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5 respuestas a En orden.

  1. Pablosiete dijo:

    Me gusta lo que escribes. Si tengo todo colocado creo q mi tiempo luce mas. es una cuestión de organizarse todos los días un rato. Lo que no entiendo es porque no lo hago. si se que esto es bueno para mi. Me gustan los temas de la pagina.

  2. Karinna dijo:

    Ordenar todo vale para trabajar mejor. hay una vez que cuando esta todo colocado las cosas salen faciles.

  3. Gema dijo:

    sencillamente genial, gracias por enseñar que desde el detalle mas pequeño se construye el camino.
    Tengo suerte de haber aprendido cerca de ti.

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