Organización con notas adhesivas.

notasadhesivas

Uno de los métodos que empleo para la organización de proyectos o tareas es la clasificación independiente de actividades con notas. Es una de las herramientas productivas que yo más trabajo. Unimos en una sola actividad la imagen visual que nos proporciona la planificación y la simplicidad para gestionar información.

Es idónea esta técnica cuando tenemos una gran cantidad de tareas que organizar y pautar vencimientos. Lo que nos permite es obtener una visión global de todo lo que tenemos que hacer.

La técnica que yo empleo basa su uso en las notas adhesivas de colores. Con este material podemos introducir variaciones en la planificación de manera muy sencilla ya que el panel sobre el que trabajamos nos permite cambios rápidos.

Yo anoto, siguiendo una distribución por colores (Lápices de colores), un asunto en cada nota. Debemos plasmar todo lo que esté en relación con lo que se trabaja: desde quién participa en una acción, qué tipo de comunicaciones se van a emitir, qué espacios se requieren o el material necesario. Le añado, si esta información existe, fechas, códigos clasificatorios o referencias a otras acciones.

En este momento evito el detalle excesivo dentro de cada nota ya que de lo que se trata es de tener una visión general de los asuntos que debemos pautar. Prefiero que sean anotaciones telegráficas que reflejen todos los contenidos pero que no se desarrollen los mismos.

Una vez realizado el inventario exhaustivo de todas las tareas, procedo a su clasificación atendiendo al criterio que haya fijado. Aquí las pautas las marca quién organiza las tareas. Y éstas son muy diversas y adaptables a cada procedimiento: fechas de vencimiento, procesos similares, los responsables de llevar a la práctica el trabajo o ubicación.

Cualquier fase de planificación se fundamenta en la sincronización de distintos eventos. Podemos empezar planificando una reunión a las 12 de la mañana pero si, por ejemplo, precisamos unos datos que no se conocen hasta las 11:30 va a ser complicado realizarla. Por ello, movemos esa supuesta reunión a las 12:30 para tener todos los requerimientos precisos. Con este sistema es muy sencillo variar tareas en tiempo o pautar procesos similares ya que tenemos bloques de información que ajustamos según nuestras necesidades.

En la foto que acompaña a este artículo tenéis un ejemplo real de planificación con notas adhesivas. Se trata de un plan de publicación de un blog. En él se han pautado las diferentes áreas con cuatro colores distintos (ciencia, literatura, tecnología y aire libre) y luego se han distribuido los contenidos por meses. Si alguna de las entradas debe ser variada o sustituida, la tarea es muy simple. Cambiamos de ubicación lo programado.

Aquí contribuye de manera decisiva el empleo de una superficie amplia para la colocación de las notas pero también se puede realizar sobre un cuaderno o pegando las notas sobre una ventana.

Esta técnica nos proporciona de una forma ágil, el enfoque integral y unitario de nuestros proyectos, su planificación y su programación.

Imagen © MyT

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