Profundizando en las listas.

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Una de las herramientas que ordinariamente empleamos todas las personas que nos dedicamos a la gestión de la productividad es la elaboración de listas de tareas. Con toda probabilidad es el método más sencillo de poner por escrito cuáles son todos los cometidos que tenemos pendientes.

Es una manera excelente de desocupar toda nuestra cabeza en una escueta hoja de papel. En artículos anteriores (Organización con listas de tareas) ya he abordado el tema de la organización con listas. Hoy profundizaré en el desarrollo de la técnica.

Una lista no es más que un inventario de tareas, acciones, proyectos, eventos o cualquier actividad que debamos desarrollar. Decía en mi artículo anterior que se trata de ceder al papel aquello que la cabeza puede olvidar, descuido que, en muchas ocasiones, nos reporta problemas.

Para que la técnica sea eficaz y productiva os voy a enumerar una serie de fases que para mí son imprescindibles. Siguiendo éstas, las listas se convertirán en vuestra herramienta productiva por excelencia.

En primer lugar, la recopilación de toda la información que queramos organizar. También, en una entrada anterior (Libreta no olvidar) os contaba cómo realizaba yo esta recogida. Es fundamental centralizar todo en un mismo lugar. Ahora juegan un papel importante las aplicaciones para dispositivos móviles que facilitan esta tarea. Yo combinó la libreta física con el móvil y la tableta.

En segundo lugar, la distribución de tareas. Cuando tenemos el inventario hecho, hay que proceder a realizar el reparto de las tareas, ideas o trabajos. Abordemos lo de inmediata ejecución.

En tercer lugar, la programación de tareas. Aquí empleo varios criterios para priorizar actividades:

  • ¿Son de realización inmediata o se pueden programar? (esta primera clasificación hace que prioricemos en base al grado de rentabilidad del tiempo empleado).
  • ¿Qué nivel de importancia tienen? (se puede, incluso, crear una escala).
  • ¿Es una tarea que realizó solo o preciso apoyo de equipo?

En cuarto lugar, no dejar nada en manos de la memoria. Prefiero tener una lista extensa en la que recoja desde diseñar una presentación para un nuevo curso hasta comprar una bombilla para sustituir la que se ha fundido en el baño.

En quinto lugar, ejecutar una revisión constante de lo efectuado para que nada se quede atascado sin fecha de resolución. Yo repaso mi lista (ya sea en mi libreta o en mi aplicación) una vez al día. Esto me permite realizar las actividades que me consumen pocos recursos de tiempo de manera inmediata y programar en mi agenda el resto.

Y por último, en sexto lugar, la eliminación de lo realizado. Esta es una actividad que yo denomino «de satisfacción» ya que me permite ver cómo van evolucionando las tareas y su ejecución.

Listar es enumerar. Así conseguimos que todo nuestro amasijo de tareas quede inventariado (independientemente del soporte utilizado). Probad a confeccionar listas de todo lo que os suponga tareas a realizar. Comenzad por lo más sencillo para entrenar y descubriréis que teniendo todo anotado, su ejecución es factible.

Imagen © FreeDigitalPhotos

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